¿Cómo presento los formularios W-2, W-2C y W-3 para mis empleados?

El cumplimiento adecuado de las obligaciones fiscales es primordial para cualquier empleador. 

Uno de los elementos clave es la presentación de los formularios W-2, W-2C y W-3, que reportan los salarios y retenciones de impuestos de los empleados. 

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¿Cómo presentar el formulario W-2, paso a paso?

Paso 1: preparar el formulario W-2

El Formulario W-2 debe completarse para cada empleado al que se le haya pagado salarios, sueldos o cualquier otro tipo de compensación. A continuación, se detallan los aspectos más importantes para preparar el formulario:

1. Información correcta del empleado: incluye nombre, número de Seguro Social, dirección y compensación total recibida durante el año fiscal.
2. Impuestos retenidos: asegúrate de registrar los impuestos federales, del Seguro Social y de Medicare retenidos correctamente.
3. Otros ingresos y deducciones: añade cualquier otra información, como propinas, planes de jubilación, o beneficios de seguro.
4. Formato: es importante que el formulario se complete con una máquina de escribir o computadora usando tinta negra y letra Courier de 12 puntos para garantizar su legibilidad.

Presentar el formulario W-2

Debes entregar el Formulario W-2 tanto a los empleados como a la Administración del Seguro Social (SSA). Para ello, puedes hacerlo de dos maneras:

1. Por correo.
2. Electrónicamente: si presentas 10 o más formularios W-2, la ley exige que lo hagas de manera electrónica a través del sistema en línea de la SSA, Business Services Online (BSO). Este sistema generará automáticamente el Formulario W-3, que transmite los W-2 a la SSA.

¿Cómo presentar el formulario W-3, paso a paso?

Luego de hacer todos los pasos del formulario W-2, es necesario cumplir con la entrega del formulario W-3:

Completar el formulario W-3

El formulario W-3 actúa como una portada que acompaña al formulario W-2 al enviarlo a la SSA. Solo debes completarlo si estás presentando los formularios en formato impreso. Para completarlo:

1. Informa los totales de salarios pagados y las retenciones correspondientes.
2. Concuerda con otros formularios: asegúrate de que los totales del W-3 coincidan con los totales reportados en otros formularios como el 941 (Declaración de impuestos federales trimestral), 943, o el 944.

Si presentas los Formularios W-2 electrónicamente, no es necesario completar el Formulario W-3, ya que el sistema lo genera automáticamente.

Plazos de presentación

Chequear la fecha límite para presentar los formularios W-2 y W-3 es sumamente importante. Esto incluye tanto la entrega a los empleados como la presentación a la SSA.

• Empleados: entrega a tus empleados las copias B, C y 2 antes de la fecha límite. Si un empleado deja de trabajar antes de finalizar el año, puedes entregar el W-2 en cualquier momento antes de esa fecha.
• SSA: ya sea por correo o electrónicamente, asegúrate de enviar la Copia A del W-2 junto con el W-3 (si es en papel) a la SSA antes de esa fecha.

¿Qué es el formulario W-2C y cómo se presenta?

Si detectas un error en el formulario W-2 después de haberlo enviado, deberás presentar un Formulario W-2C (Comprobante corregido de salarios y retención de impuestos) para corregirlo. Además, deberás enviar un Formulario W-3C para transmitir el W-2C a la SSA.

Los empleadores que presenten correcciones de los formularios pueden hacerlo de manera electrónica a través del servicio en línea de la SSA, facilitando así el proceso.

¿Cuánto tiempo debo guardar copias de los formularios W-2, W-2C y W-3?

Conserva copias de todos los formularios W-2, W-2C y W-3 durante al menos cuatro años es necesario en caso de una auditoría o si algún empleado solicita una copia de su formulario.